ניהול תורים - Queue Management

קולפלו מציעה פתרונות לניהול תורים (Queue Management) בכל רמות המורכבות והארכיטקטורה: פשוט (למשל בבית מרקחת) או מורכב (למשל בית חולים הכולל חדרי מיון, מרפאות, מעבדות וחדרי ניתוח). לארגון עם סניף אחד וגם לארגון עם מאות ואלפי סניפים. ניהול תורים מזדמנים או בזימון תורים מראש. הפתרון מאפשר טיפול בלקוח בין אם לקוח מתייצב לשרות עם תיק אחד לטיפול או עם מספר תיקים, וכן כאשר התור פיזי או וירטאולי. לקוחות קולפלו יכולים לבחור בין שרת אירגוני או שירות ענן.
 

הסירטון הבא מדגים את פתרונות קולפלו לניהול תורים (Queue System) לבתי חולים ומרפאות

יתרונות הפתרון

• המערכת מארגנת את התנהגות התורים ואוכפת חוקים עסקיים-פגישות ועדיפויות
• המערכת מקצרת את משך זמן ההמתנה ומשפרת את שביעות רצון הלקוח
• המערכת מספקת ללקוחות המתנה אקטיבית באמצעות שילוט דיגיטלי עם מידע רלוונטי והדפסת פרסומים ייעודיים לשירות
• המערכת מאפשרת ניתוח זמני המתנה, נטישות ואורכי תור

הסירטון הבא מדגים את הפתרון של  קולפלו לזימון תורים באמצעות אפליקציה סוללרית

האפליקציה (היישומון) הסלולרית  של קולפלו לזימון תורים (MyVisit.com) משפרת את השירות ללקוחות ומקצרת את זמן ההמתנה לקבלת השירות. אפליקצית ®myVisit מאפשרת ללקוחות לנהל בעצמם את ביקוריהם בסניפים, מנחה את המשתמשים במהלך התהליך מאיתור סניף מתאים לזמן את התור, בחירת מועד הפגישה, קבלת תזכורות ומידע וכניסה לתור עם ההגעה למקום בהמתנה מינמלית.

יתרונות ייחודיים של מערכת ניהול התורים של קולפלו :

• שרת מרכזי שיכול  לנהל מעמדת ניהול שירות אחת ועד אלפי סניפים
• אפליקציית ניהול תורים במובייל מאפשרת לבצע הרשמה ולקבל התרעות על ביקורי הלקוח בסניף באמצעות, טקסט, מייל או אפליקציה
• עצמאות חומרה-התקנת כל סוג של קיוסק, תצוגה, ציוד אודיו וכו'
• יישום ווב. אין צורך להתקין תוכנה או חומרה בעמדות הנציגים
• פתרון גמיש עם יכולת התאמה לכל סוג של דרישות עיסקיות של הלקוח וכל סוגי השירותים המוענקים ללקוח (קמעונאות, בריאות, ממשל ואחרים).

יכולות עיקריות:

• עמדות קבלה התומכות גם בשירות עצמי (וינדוס/קיוסק אייפד) וגם בשירות אנושי של פקיד קבלה/נציג קבלה

• ניהול תור הכולל פתיחה וסגירת עמדת קבלה, קריאה לבא בתור, קריאה ללקוח ספציפי, העברה לתור אחר, קריאה שקטה ועוד מגוון אפשרויות נוספות.

• הוצאת דוחות לקוחות נוטשים וחוזרים, תומכת קריאה חוזרת וזיהוי אוטומטי של לקוחות ננטשים.

• פונקציונליות של פגישות מתוזמנות המאפשרת לקרוא ללקוח לפי זמן הפגישה ולזהות מקרים של אי הגעת הלקוח.

• פונקציות רבות של ניתוב חכם המזהה לקוח לפי זמן הגעה, אפשרות של קביעת חוקים עסקיים לפי עדיפויות, ניתוב לנציג ספציפי, המערכת מאפשרת גם אפשרויות החזקת ושחרור לקוח, מאפשרת זמן עבודת ניירת, ומאפשרת חלוקת עומסים בין קבוצות נציגים.

• תיעוד פונקציות שירות המתארים אינטרקציות לקוח ומאפשרת שימוש בטקסט חופשי או קודי שירות מוכנים מראש

• תצוגת זמן אמת-יכולת לצפות בסטטיסטיקות , יכולת ניתוח דוחות ברמת מחלקה/סניף/איזור.

• היסטוריית דוחות-ביצוע סטטיסטיקות לפי פעילות ברמת יחידה סניף או אזור.

• התרעות-שליחת הודעות אונליין המעידות על זמני המתנה גבוהים, הגעת לקוחות VIP, או התרעה על כל נושא אחר המבוסס על כלל מוגדר מראש להצגה במסך התצוגה, או שליחה במייל או טקסט.

• מבנה כרטיס התור-מדפיס את שם הלקוח, ברכה, שירות, מסר פרסומי, זמן הגעה. פורמט כרטיס התור מאפדר טקסט בלתי מוגבל ואפשרות הוספת לוגו/דמויות.

• הנחיית לקוח-באמצעות שימוש במסכים, שלטי לד, אודיו (כריזה אוטומטית),הודעות טקסט או אפליקציה.

• הפתרון מתאים לכל גודל של ארגון מבחינת כמות סניפים, מחלקות וכמות תורים ונציגים.

• כל הגדרות המערכת מבוססי פרמטרים, אינם דורשים תיכנות, נעשים בשליטה מרחק מהשרת ומשפיעים מיידית על כלל הארגון.

• כל ממשק המשתמש מבוסס על תצוגת דפדפן אינטרנט.