המרכז הרפואי שיבא - סיפור הצלחה

קולפלו סיפקה למרכז הרפואי שיבא מערכת לזימון פגישות שעלתה על כל ציפיותיה, והיוותה ציון דרך בתכנית העבודה החדשה של מחלקת ה-IT של הארגון.

אודות המרכז הרפואי שיבא

המרכז הרפואי שיבא הוא מרכז רפואי שלישוני (כלומר, כזה בו עובדים רופאים מומחים בגזרה ספציפית של תחום התמחות כללי, דוגמת אורתופד המתמחה בניתוחי כף יד) המקושר למספר אוניברסיטאות ובו מתקיימת פעילות אקדמאית. הוא משמש כמרכז הרפואי הלאומי בתחומים רבים ונחשב למרכז הרפואי המקיף ביותר במזרח התיכון. במרכז פועלת חממה למחקרים מדעיים ורפואיים בשיתוף תעשיות הביוטק והתרופות העולמיות במטרה לפתח תרופות, טיפולים וטכנולוגיות רפואיות חדשים. בנוסף הוא משמש מרכז לימודי לחינוך רפואי.

כיום, משלב המרכז הרפואי שיבא שישה מתקנים מרכזיים – קומפלקס למחקר רפואי, קמפוס אקדמאי לחינוך רפואי, בית חולים לרפואת חירום, בית חולים לילדים, בית חולים לנשים ומרכז שיקום ארצי. מעל למיליון מטופלים עורכים בו יותר מארבעה מיליון ביקורים בשנה.

האתגר

במשך שני עשורים, השתמשו במרכז הרפואי שיבא בפתרון זימון פגישות שהיה חלק ממערכת המורשת המיושנת של הארגון. בשנת 2012 החליטו מנהלי מחלקת ה-IT של שיבא להחליף את המערכת המיושנת במערכת מודרנית המתמחה בזימון פגישות לארגוני בריאות. הדרישות העיקריות שלהם לפתרון החדש כללו:

• זימון פגישות בהתאם לחוקים עסקיים וזמינות משאבים ארגוניים
• בקרת גישה מבוססת תפקיד וניהול הרשאות פונקציונלי
• גמישות מלאה בשינוי תבניות יומן, קיבולת, שעות עבודה וכדומה
• תמיכה ביומנים אישיים מחד ויומנים צוותים ומחלקתיים מאידך
• ממשק משתמש ידידותי, התואם את הסטנדרטים והמוסכמות הנוכחיים לממשקי משתמש ברשת
• מוצר מוכן לשימוש התומך בפיתוח רציף והתאמה אישית ללא צורך בעדכוני גרסאות

מחלקת ה-IT של שיבא בחנה מספר פתרונות קיימים, ואף הריצה פיילוט עם ספק תוכנה רפואית מוביל, אולם אף לא אחת מהאפשרויות שבדקה התאימו לצרכי הארגון.

בשלב זה פנה המרכז הרפואי שיבא לקולפלו, והשתכנע במהירות שלא רק שהפתרון שלנו עולה על הציפיות והדרישות שהציבו, הוא מביא גם ערך מוסף ייחודי בזכות יכולות ניהול התורים הכלולות בו.

הפתרון

קולפלו סיפקה פתרון מלא הכולל את הפלטפורמה לאופטימיזציה של חווית הלקוח, קיופלו®, אשר הותאם לצרכי המרכז הרפואי שיבא בעקבות ניתוח מעמיק של צרכי הארגון, אותו ערכו מהנדסי התהליכים הרפואיים המומחים שלנו. בפרויקט זה הטמיעה קולפלו תהליכי עבודה חסיני תקלות ובנוסף שיפרה וייעלה היבטים רבים של זרימת המטופלים.

הפיילוט הראשוני התנהל במחלקות לגסטרואנטרולוגיה ולרפואת עיניים, שהן שתיים מהמרפאות המורכבות ביותר במרכז הרפואי שיבא. בעקבות ההטמעה המוצלחת ושביעות הרצון הגבוהה של המשתמשים, נפרסה המערכת בשאר מחלקות המרכז הרפואי.

המערכת הפועלת כיום בשיבא כוללת את הרכיבים הבאים:

• הפתרון המתקדם של קולפלו לניהול זימון פגישות, המאפשר לצוות העובדים להתמודד עם דרישות מורכבות כמו תכניות טיפול הכוללות מספר ביקורים במרכז הרפואי או פגישות המחייבות תיאום בין מספר משאבים ארגוניים
• התוכנה לניהול זרימת המטופלים של קולפלו, המטפלת בתהליכי קבלת, ניתוב והכנסה לתור של מטופלים שקבעו תור, מטופלים מזדמנים ומקרי חירום
• התוכנה להפקת ברושורים לפי דרישה של קולפלו, המשמשת לשליחת עלון מידע מותאם אישית למבקרים, ובו מידע אודות מועד הפגישה והפרוצדורה הרפואית המתוכננת, הנחיות ומידע מועיל נוסף
• ממשק גרפי, מותאם במיוחד עבור חדרי הניתוח בשיבא, המפשט את תזמון השלבים הרבים הכלולים בניתוח (ייעוץ, הכנה ועוד)

התוצאות

לאחר שנת פעילות במהלכה הוטמעה המערכת של קולפלו ביותר מ-100 יחידות עסקיות של המרכז הרפואי, הוכתר הפרויקט כהצלחה:

• רמת שביעות רצון גבוהה בקרב עובדי המרכז מעידה על השימושיות הגבוהה והתפעול הנוח של המערכת בהשוואה לפתרון הקודם
• עומס העבודה הופחת משמעותית, הודות לאוטומציה של תהליכים רבים בזרימת המטופלים וזימון הפגישות
• השליטה המוגברת על יומני המחלקות מאפשרת ניהול יעיל של משאבים ארגוניים וקיבולת טיפולים

הפשטות והגמישות של הפתרון עלו על ציפיות המשתמשים במרכז הרפואי שיבא והביאו לשימוש במערכת זימון הפגישות של קולפלו גם מחוץ למחלקות הרפואיות. דוגמה לכך ניתן למצוא במלון היולדות הפועל במרכז הרפואי, שם משמשת המערכת להזמנת חדרים.

המרכז הרפואי שיבא מתכנן להרחיב את השימוש בקיופלו, במטרה להטמיע את המודולים לניהול עבודות העורף, ניהול תהליכי העבודה (BPM), ואיוש העובדים של המערכת.

קולפלו נחשבת לציון דרך מרכזי בתכנית העבודה של המרכז הרפואי שיבא להשגת מנהיגות טכנולוגית, התייעלות ושיפור כולל של חווית המטופלים.

למדו עוד אודות הפתרונות לניהול חווית המטופלים של קולפלו.