זימון וניהול פגישות

זימון וניהול פגישות

"ניהול פגישות ומשאבים ארגוניים בכל הסניפים והחנויות"

צור קשר

תוכנת קולפלו לזימון וניהול פגישות פועלת בהצלחה אצל אלפי ארגונים בישראל ובעולם. התוכנה מהווה פתרון מתקדם לזימון פגישות בין הלקוח לאירגון, תוך יישום כלי אופטימיזציה של המשאבים הארגוניים לשיפור השירות וייעול כל תהליך הפגישה: שלב הזימון, קבלה וניתוב הלקוח לפגישה, ניהול הפגישה וניהול התהליכים הנלווים לאחר סיום הפגישה.

המערכת כוללת אוסף של כלים המאפשרים ללקוחות לזמן לעצמם פגישה במגוון אמצעים – אפליקציית רשת, אפליקציה סלולרית, אפליקציית קיוסק בסניף, בעזרת הנציגים הטלפוניים במוקד השירות, בצ'ט ובכל ערוץ תקשורת אחר שמציע הארגון.

 

תועלות ויתרונות

תועלות

  • פלטפורמה אחידה לזימון פגישות בכל ערוצי השירות והשירות העצמי של הארגון
  • פישוט תהליך זימון הפגישות מייעל את עבודת הנציגים ומפחית את עלויות התפעול של הארגון
  • זימון הפגישות בשירות עצמי משפר את חווית הלקוח
  • האפשרות לקבוע פגישות באמצעות כל ערוצי התקשורת השונים שמפעיל הארגון מקלה לאתר לקוחות פוטנציאלים ולשמר לקוחות קיימים
  • המערכת מבטיחה אחידות בהפניית לקוחות ופניות לנציגי שירות מסוימים, בהודעות הנשלחות ללקוחות טרם הגעתם לפגישה ובאופן בו נציגי השירות מתכוננים לפגישות עם הלקוחות

 

יתרונות יחודיים

  • ניתן לשדרג את השרת המרכזי מנקודת שירות יחידה לכל מספר סניפים
  • פריסה מהירה של תוכנת זימון הפגישות בשירות עצמי, השוכנת בענן הייעודי של קולפלו או על השרת
  • תחזוקה קלה – המערכת מיועדת להגדרה מרחוק ואין צורך להתקין כל תוכנה בעמדות השירות
  • גמישות מלאה בהתאמה לדרישות העסקיות של הארגון

 

 

תכונות עיקריות

  • פלטפורמת זימון הפגישות של קולפלו ליצירת, הגדרת וניהול יומנים לנציגים ומשאבים ארגוניים
  • אפליקציית ניהול הביקור של קולפלו מאפשרת למשתמשים סלולריים לאתר סניפים, לזמן פגישות, להיכנס לתור עם הגיעם לסניף, לעקוב אחר מיקומם בתור ועוד
  • ממשק ניהול להגדרת שעות העבודה בחנויות, קיבולת, זימון יתר של פגישות, סוגים ואורכים של פגישות, בעלות על יומנים, ניהול הרשאות גישה ליומנים ועוד
  • ממשק לבעלי היומן מאפשר לפתוח ולסגור יומנים, לבצע שינויים בלוחות הזמנים של הנציגים, להזיז גושי פגישות למועד חלופי ועוד
  • ממשק לנציגים בסניפים ובחנויות מאפשר לקבוע פגישות עם לקוחות ולהציג את רשימת הפגישות שנקבעו לסניף או החנות באמצעות ערוצי תקשורת אחרים
  • ממשק לנציגים במוקד השירות מאפשר לתאם פגישות בכל הארגון לבקשת הלקוחות
  • ממשק רשת - ממשק לשירות עצמי, המותאם לצרכי הארגון ושוכן באתר הארגוני או בענן הייעודי של קולפלו מאפשר ללקוחות לזמן פגישות. ניתן לשלבו גם בדף איתור הסניפים של אתר החברה ובמסעות פרסום מקוונים שעורך הארגון
  • ממשק סלולרי – ממשק לשירות עצמי המותאם לצרכי הארגון ומאפשר ללקוחות לזמן פגישות באמצעות המכשיר הסלולרי. ניתן לשלב בממשק שירותים מבוססי מיקום (כמו איתור סניף קרוב) ושירותים מקוונים (כגון איתור החנות עם זמני ההמתנה הקצרים ביותר)
  • מנגנון נעילה – מונע קביעת מספר פגישות, הנצרות במקביל בערוצים שונים, באותה משבצת זמן
  • תזכורות אוטומטית – המערכת שולחת ללקוח תזכורות, הכוללות את פרטי הפגישה, מסרים שיווקיים, הוראות הכנה, קישורים לביטול או הזזת הפגישה ועוד. ניתן להדפיס את התזכורות במועד הזימון או לשלוח אותן כהודעת טקסט או דואר אלקטרוני שעות אחדות לפני מועד הפגישה
  • ניתן לשלב את נתוני מערכת זימון הפגישות של קולפלו עם Microsoft Exchange, Outlook או כל תוכנה חיצונית אחרת לניהול יומן
  • המערכת מתאימה לכל מספר סניפים, מחלקות, שירותים ונציגי שירות
  • כל הגדרות המערכת מבוססות משתנים, אינן דורשות תכנות, נעשות מרחוק באמצעות השרת המרכזי ומשפיעות על כל הסניפים באופן מיידי
  • המערכת כוללת כלי לכתיבת סקריפטים, המאפשרים להרחיב את הלוגיקה העסקית של הארגון וליצור ממשקים חכמים נוספים מבלי לשנות את הקוד הבסיסי של המערכת. כך אנו מצמצמים את הצורך בבדיקות תוכנה, מאיצים את תהליך הפיתוח ומבטיחים מענה מהיר לצרכים העסקיים של הארגון
  • כל ממשקי המשתמש מבוססי רשת, קלים לשימוש ומקושרים למסמכי העזרה הרלבנטיים במאגר המידע של קולפלו

צור קשר

השדות המסומנים בכוכבית הינם שדות חובה